Totalkvalitetsystem

Totalkvalitetsystem (TKS) er fellesbetegnelsen på samtlige av Lønnheim Entreprenør AS' rutiner innen prosjektadministrasjon, kvalitetsstyring, økonomistyring, fremdriftsstyringm styring av salg- og markedsføringsaktiviteter samt de sentrale funksjoner innen regnskap, personalledelse og selskapsadministrasjon. Systemet gir et godt grunnlag for sertifiserbart kvalitetsstyring- eller miljøledelsessystem.

Lønnheims TKS system var papirbasert, der alle dokumenter, skjemaer etc. ble distribuert i permer rundt omkring de forskjellige kontorene og prosjektlokasjonene. Det var en stor utfordring å sikre at alle satt på komplette permer og med de siste revisjoner, samt man måtte manuelt plukke ut og kopiere dokumentene for hvert prosjekt. Lønnheim ønsket en digital løsning for administrasjon, distribusjon og sortering av systemet.

Hvordan vi utførte prosjektet

Systemet består i utgangspunktet av en kapitelinndelt innholdsfortegnelse med lenker til samtlige rutinedokument, maler og skjema som benyttes i virksomheten. Innholdsfortegnelsen inneholder dessuten en henvisning til et antall forhådsdefinerte dokumentsamlinger som skal forenkle gjenfinning av dokument og forberede for en smidig distribusjon av rutiner og retningslinjer til øvrige prosjektmedvirkende.

Gjennom en enkel sorterings- og kopieringsprosedyre er det mulig å få listet opp, kopiert til egen mappe (katalog) og eventuelt skrevet ut all de dokument som man på forhånd har definert å tilhøre den enkelte dokumentsamling. Man kan selv velge å utelate dokument som er irrelevant for enkelte prosjekt. Dokmunetmalene kopieres til ønsket sted for videre bearbeidelse og endelig arkivering i selskapets dokumentbehandlings- og arkiveringssystem ( SuperOffice ).

Søking i TKS er i praksis enklest via eget definert søkevindu. Det er valgt lange beskrivende filnavn på de enkelte dokument for at søkingen som er på filnavn skal være effektiv. Det er mulig å søke på tema og deler av ord, noe som gjør systemet meget fleksibelt og brukervennlig.

Internett-tilgang til selskapsrutinene er valgt for at alle selskapet PC-brukere skal kunne ha tilgang til de samme rutinene. Rutinene vil bli oppdatert sentralt og når en oppdatering er gjort så har alle umiddelbar tilgang til det reviderte dokument.

Fordelene med et slikt system er i all hovedsak:

• Samling av alle rutiner i ett felles - lett tilgjengelig system
• Sikre gode rutiner for revisjon og ajourhold
• Lett sporbarhet gjennom gode søke og sorteringsfunksjoner

Uttalelse fra kunden

Vi ønsker å gi vår oppfatning av IDLmedia som leverandør/samarbeidspartner i dette prosjektet. De har etter vår oppfaning gitt et optimalt produkt og spesielt med tanke på vår noe diffuse kravspesifikasjon i startfasen. Det har vært en klar styrke at deler av systemet har blitt til via en tett dialog i forkant av selve utviklingsfasen og stor grad av fleksibilitet under utviklingsfasen. Vi har opplevd firmaet som en seriøs og profesjonell samarbeidspartner gjennom hele prosjektet, både før, under og etter at produktet har blitt levert, og kan derfor anbefale dem på det sterkeste for andre potensielle kunder innenfor samme fagområde. —Kjetil Bjerkestrand - Personal og administrasjonssjef

Flere referanser